Stocarea datelor personale reprezintă o preocupare continuă pentru cei care administrează informații, deoarece circumstanțele care necesită prelucrarea acestor date nu sunt niciodată identice, nu sunt întotdeauna previzibile, iar termenele pentru care procesarea este permisă nu sunt mereu clare. Regulamentul 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal (“GDPR”) instituie, printre alte principii, și pe acela al “limitării perioadei de stocare a datelor”, principiu potrivit căruia datele personale trebuie “păstrate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate”.
Ceea ce rezultă cu necesitate din acest principiu al limitării perioadelor de stocare a datelor nu este altceva decât dreptul persoanelor vizate de a le fi șterse datele cu caracter personal de îndată ce acestea nu mai sunt necesare prelucrării lor într-un anumit scop, fără a fi necesară o acțiune din partea lor, fără a fi necesar a se adresa operatorilor de date cu o cerere în acest sens (drept despre care ne propunem să discutăm într-un articol viitor).
Cu alte cuvinte, înlăturarea datelor cu caracter personal din evidențele operatorului de date se va realiza întotdeauna la expirarea și în strânsă corelare cu perioada de stocare identificată și stabilită pentru fiecare categorie de prelucrare de date.
Răspunsul la întrebarea “cât trebuie să stochez datele cu caracter personal sau un document ce conține date cu caracter personal?” trebuie întotdeauna să invite operatorul de date la a gândi foarte clar până când, în mod obiectiv, îi sunt necesare acele date.
O serie de întrebări pot ajuta în acest sens:
Care este motivul pentru care prelucrez aceste date?
Care este momentul la care obiectivul pe care mi l-am propus a fost atins în mod obiectiv și final?
Dincolo de acest moment, mai sunt necesare datele personale pentru un alt scop care necesită o perioadă de stocare mai îndelungată, de exemplu în scop financiar-contabil, în scopuri de arhivare în interes public, cercetare istorică sau scopuri statistice?
Astfel, în considerentele GDPR se menționează faptul că “prelucrarea datelor cu caracter personal în alte scopuri decât scopurile pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate ar trebui să fie permisă doar atunci când prelucrarea este compatibilă cu scopurile respective pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate. În acest caz nu este necesar un temei juridic separat de cel pe baza căruia a fost permisă colectarea datelor cu caracter personal. Prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice ar trebui considerată ca reprezentând operațiuni de prelucrare legale compatibile. Temeiul juridic prevăzut în dreptul Uniunii sau în dreptul intern pentru prelucrarea datelor cu caracter personal poate constitui, de asemenea, un temei juridic pentru prelucrarea ulterioară. În orice caz, aplicarea principiilor stabilite de prezentul regulament și, în special, informarea persoanei vizate cu privire la aceste alte scopuri și la drepturile sale, inclusiv dreptul la opoziție, ar trebui să fie garantate”.
Ne propunem mai jos o scurtă analiză a unor situații de prelucrare a unor date personale aferente unor documente prezentate de salariați în susținerea anumitor cereri adresate angajatorilor și ale căror perioade de stocare nu sunt foarte clare pentru angajatori:
Prelucrarea/stocarea de copii ale certificatelor de deces ale unei rude apropriate sau pentru căsătoria copilului pentru acordarea de zile libere plătite pentru evenimente familiale sau cele care dovedesc absența de la locul de muncă în situaţii neprevăzute, determinate de o situaţie de urgenţă familială cauzată de boală sau de accident, care fac indispensabilă prezenţa imediată a salariatului. Ar trebui aceste copii incluse în dosarele de personal și arhivate pentru perioada impusă de dispozițiile legale pentru acestea? Având în vedere: apreciem că includerea acestor documente în dosarele de personal și arhivarea lor împreună cu acestea nu se justifică. Prin urmare, imediat ce informațiile din aceste documente au fost verificate de personalul de resurse umane al angajatorului salariatului în cauză și se constată că acestea coincid cu informațiile furnizate de salariat în cererea depusă la angajator cu privire la acordarea acelor zile libere, aceste documente, exceptând cererea în sine, ar trebui șterse/distruse în mod definitiv din evidențele interne ale angajatorului, neexistând, din perspectiva noastră, niciun alt motiv pentru care angajatorul ar trebui să procedeze la păstrarea acestor documente pentru perioade mai îndelungate.
scopul prezentării acestor documente de către salariat, respectiv acela de a justifica existența evenimentului pentru care angajatorul a acordat zile libere, astfel încât salariatul să nu fie considerat absent nemotivat;
necesitatea de a nu fi afectate drepturile salariale sau stagiile de cotizare în sistemul de pensii sau de sănătate;
prevederile legale care stabilesc conținutul dosarului personal al salariatului, respectiv: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru,
Alta este însă situația prelucrării datelor personale și a documentelor colectate de angajatori în situația acordării concediului de îngrijitor reglementat de Codul Muncii.
Potrivit prevederilor Codului Muncii, coroborate cu cele ale Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale nr. 2172/3829/2022 privind acordarea concediului de îngrijitor (Ordinul), salariatul solicitant al acestui concediu are obligația de a face dovada, atât a existenței legăturii de rudenie cu persoana îngrijită sau a coabitării, ci și a existenței problemei medicale grave care a determinat solicitarea concediului de îngrijitor de către salariat.
Documentele prin care se fac aceste dovezi sunt reglementate prin Ordin și sunt, după caz: actul de identitate, certificatul de naştere, certificatul de căsătorie, actul prin care persoana a fost luată în spaţiu, adeverinţa de la asociaţia de proprietari/locatari sau declaraţia pe propria răspundere a salariatului din care să rezulte faptul că persoana căreia salariatul i-a oferit îngrijire sau sprijin locuieşte în aceeaşi gospodărie cu acesta cel puţin pe perioada concediului de îngrijire, biletul de externare din spital sau, după caz, de adeverinţa medicală emisă de medicul curant ori de medicul de familie al persoanei cu probleme medicale grave.
Pentru a stabili termenul de stocare a acestor documente ar trebui analizate, atât scopul pentru care aceste date au fost colectate inițial, cât și o eventuală existentă a unui scop subsecvent, care ar impune o prelucrare mai îndelungată a datelor personale, peste limita scopului inițial pentru care au fost colectate.
Astfel, în situația descrisă, analizând prevederile legale ce reglementează aceste drepturi, vom identifica atât un scop inițial al prelucrării, respectiv acela al acordării zilelor libere, dar și un scop ulterior primului, și anume acela de a îndeplini obligațiile din materie financiar-contabilă. Acesta din urmă rezultă din prevederile Codului Muncii care stabilesc faptul că salariaţii care beneficiază de concediul de îngrijitor sunt asiguraţi, pe această perioadă, în sistemul asigurărilor sociale de sănătate fără plata contribuţiei.
Câtă vreme menținerea drepturilor de asigurări de sănătate presupune, de regulă, cotizarea în acest sistem, obligatorie atunci când se plătesc drepturi salariale, orice derogare de la această prevedere trebuie dovedită. Prin urmare, pentru a se putea dovedi lipsa plății contribuțiilor sociale de sănătate ale salariatului pentru perioada concediului de îngrijitor, în situația unui eventual control din partea autorităților fiscal, prelucrarea acestor date personale și implicit a documentelor ce le conțin ar trebui realizată pentru perioada prescripției dreptului la acțiune din domeniul fiscal, respectiv 5 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligaţia fiscală, termen instituit și de prevederile Legii nr. 36/2023 de modificare a Legii contabilității
Comments